Dicas de administração do tempo para você ser mais produtivo!

Hoje vou dar algumas dicas de gestão do tempo, para mostrar que talvez você não esteja concluindo algumas tarefas por não saber que são importantes.

Você já começou a fazer algum curso sobre como aprender marketing, por exemplo, ou sobre qualquer outro assunto e parou bem antes do final, sem ter conseguido colocar em prática nada do que foi ensinado?

Ou será que você já começou a ler algum livro, e também não conseguiu ler até o final?

Deixar de concluir uma tarefa, por si só, não tem nenhum problema.

Até eu já fiz isso diversas vezes.

O problema em relação à gestão do tempo, é quando você não consegue terminar de ler um livro que realmente é necessário por algum motivo específico, como por exemplo:

• a matéria do livro vai cair em uma prova do vestibular, ou na prova do concurso para o cargo “XYZ”.
• o livro é necessário para que eu consiga realizar a tarefa “XYZ” no meu trabalho.
• enquanto não ler este livro, eu não vou conseguir preparar a palestra que eu estou planejando a várias semanas.
• sem ele, eu não vou conseguir escrever o roteiro para a peça de teatro, o roteiro para a novela, o filme, etc.

E isso vale para qualquer tarefa que você esteja realizando ou pensando em realizar ao longo do dia.

Portanto, deixar de concluir uma determinada tarefa, por si só não é o seu maior problema de gestão do tempo.

O problema é deixar de concluir tarefas que são realmente necessárias, urgentes, ou que fazem parte do seu projeto de médio ou longo prazo.

Por falar em projeto, essa também é uma coisas que aprendi ao longo do tempo, é que você deve colocar todos os seus principais objetivos no papel.

Não adianta fazer sonhos e estabelecer metas sem criar um plano de ação detalhado com todos os recursos que você poderia necessitar e as tarefas que precisa executar para chegar ao seu objetivo final.

E nesse ponto, o site que provavelmente vai te ajudar é o www.escritoriodeprojetos.com.br.

No link acima, você vai cair direto em uma página que contém, provavelmente, a maior coleção de recursos e ferramentas gratuitas sobre gestão de projetos, administração de negócios e muito mais.

Mas voltando ao assunto, procrastinação não é somente deixar de fazer alguma coisa. É deixar de fazer algo que vai te deixar incomodado por não fazer.

E com dias cada vez mais agitados, como estamos vivendo hoje, ninguém dá conta de tudo que gostaria de fazer.

Mas tem algumas coisas que você não faz, mas que são realmente necessárias.

Isso é procrastinação.

Quer um exemplo?

Vamos supor que você acordou no sábado e quer passar a manhã inteira na cama, para aliviar todo o cansaço que acumulou ao longo da semana, mesmo tendo decidido que esta seria a sua oportunidade de fazer uma caminhada.

Caso a sua saúde esteja em dia, com a atividade física sendo feita regularmente ao longo da semana, não tem problema nenhum descansar nesse dia. Você vai até se sentir muito bem por ter o direito de descansar.

Por outro lado, se você não estiver praticando exercício nenhum, totalmente sedentário, com os problemas de saúde começando a aparecer e tinha decidido que este seria o dia do recomeço de uma nova vida, então a situação é bem diferente.

Se não levantar da cama e sentir aquele incômodo, mais uma vez, por não ter conseguido sair da sua zona de conforto, então significa que você está procrastinando.

Por isso, eu vou mostrar como você pode definir prioridades e em seguida, vou mostrar também como você pode lidar com elas para poder concluir somente o que for absolutamente necessário.

Lembre-se que o importante não é gastar um dia inteiro realizando tarefas e nem tentar passar a ideia de que você está ocupado o dia inteiro.

O importante é gastar apenas o tempo necessário para concluir as tarefas que você determinar que são realmente importantes, e nada mais.

Ficar ocupado não é a mesma coisa que estar sendo produtivo.

Então agora, veja como você pode começar a determinar o que é realmente importante (como definir prioridades).

Você precisa criar duas relações de tarefas importantes para melhorar a sua administração do tempo, seguindo este roteiro:

Relação #1: Tarefas prioritárias para você conseguir uma melhor administração do tempo.

Em primeiro lugar, você precisa fazer uma lista com as suas verdadeiras “prioridades” em termos de metas e objetivos.

Para isso, responda à seguinte pergunta:

Quais são as tarefas que realmente fazem parte do seu principal projeto de longo prazo?

Determine qual é o seu principal projeto e, para melhorar a gestão do tempo, liste as tarefas que vão lhe ajudar a realizá-lo, como por exemplo:

• entrar para a universidade. (tarefas necessárias: estudar o livro de marketing do Phillip Kotler, responder a prova simulada, me matricular no cursinho, etc.)
• trocar de carro. (pesquisar o preço nos sites das concessionárias, selecionar o modelo mais adequado, solicitar propostas, incluir as prestações no orçamento mensal, etc.)
• realizar o casamento ou noivado (outra lista de prioridades…)
• comprar um imóvel …
• montar um negócio próprio …
• viajar para o exterior, etc…

Se as tarefas que você pretende fazer nas próximas horas ou dias estiverem dentro deste seu principal projeto, então elas são as mais importantes do ponto de vista da gestão do tempo, e devem fazer parte da sua lista.

Relação #2: Tarefas urgentes e/ou necessárias.

Nesse momento, liste as tarefas que são urgentes ou necessárias no seu dia a dia, e que fazem parte da sua rotina diária.

Como exemplo de tarefas que vão melhorar a sua gestão do tempo, você pode listar as seguintes:

• Pagar as contas
• Arrumar a casa
• Contratar um funcionário, ou um freelancer
• Ligar para os clientes
• Escrever artigos para postar no blog
• Realizar uma sessão de coach com clientes
• Preparar e enviar uma promoção para os assinantes da minha lista de e-mail, etc.

Agora vem a etapa mais importante:

Priorizar a lista de tarefas, para executar somente aquelas que forem absolutamente necessárias.

Quando toda a listagem estiver pronta, determine quais são as principais tarefas, e ordene-as com as mais urgentes em primeiro lugar.

São aquelas que, se não forem realizadas, vão trazer consequências negativas, como perda de faturamento (clientes), pagamento de multas, sonhos não realizados, etc.

Desta lista, selecione apenas as 5 primeiras em cada dia, caso as outras possam ficar de fora.

Se você conseguir realizar somente as 5 tarefas mais importantes todos os dias, certamente vai sentir uma grande diferença na sua produtividade e conseguirá concluir tudo que for realmente necessário.

Com uma boa administração do tempo sendo feita regularmente, o que não foi concluído naquele dia, certamente é porque também não foi tão importante quanto as tarefas que você realizou.

Eu costumo anotar todas as tarefas principais na agenda do meu celular.

Ele dá um toque me lembrando sobre cada uma delas no momento exato em que elas devem ser realizadas.

Claro que em alguns dias, eu acabo tendo que aumentar o número de coisa a fazer, pois nem sempre temos o mesmo número de prioridades todos os dias.

Mas eu sempre realizo as principais tarefas primeiro. E o que não dá para fazer no mesmo dia pode ficar para depois, pois não é tão importante.

Com tudo isso que eu lhe mostrei hoje, você deve ter entendido que, deixar de concluir uma tarefa, por si só não é o problema.

O problema é quando você deixa de concluir as tarefas que são realmente necessárias, urgentes, ou que fazem parte do seu projeto de médio ou longo prazo, como um curso de marketing, ou um livro que vai cair no vestibular. Esse é o verdadeiro significado da palavra procrastinação.

Espero ter ajudado com estas dicas de administração do tempo e que, à partir de agora, você consiga colocar este plano de prioridades em prática.